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一般书信的格式

发布时间:2018-07-05     来源:长大导航  浏览次数:0

1.书信格式

2.收信人的辈分和写信的口气

3.写信字体(整洁干净,大方美观)

4.落款位置和日期

5.写信目的和立场

6.写信用纸(Email则可适当选择信纸背景以烘托主题)

7.信件封面格式和收信人尊称

书信写作格式

书信历史悠久,其格式也几经变化。今天,按通行的习惯,书信格式主要包括五个部分:称呼、正文、结尾、署名和日期。

1.称呼

也称“起首语”,是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起,后加“:”,冒号后不再写字。称呼和署名要对应,明确自己和收信人的关系。(具体可参见第四编《应酬称谓》)称呼可用姓名、称谓,还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则:

(1)给长辈的信。若是近亲,就只写称谓,不写名字,如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等;亲戚关系的,就写关系的称谓,如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈,可在称谓前加名或姓,如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。

(2)给平辈的信。夫妻或恋爱关系,可直接用对方名字,爱称加修饰语或直接用修饰语,如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等;同学、同乡、同事、朋友的信,可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”,如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。

(3)给晚辈的信。一般直接写名字,如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓,如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼,如“孙女”、“儿子”等。

(4)给师长的信,通常只写其性或其名,再加“老师”二字,如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长,也可单称“老师”、 “师傅”。假如连名带姓,在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”,就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长,往往在姓后加一“老”字,以示尊重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见,也有以职务相称的,如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。

(5)给一个单位或几个人的信,又不指定姓名的,可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信,可直接写机关团体名称。如 “XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或职务作称呼,亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。

如果信是同时写给两个人的,两个称呼应上下并排在一起,也可一前一后,尊长者在前。

上述五种场合,有时还可按特殊对象,视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词,以表示敬重或亲密之情。当然,这要用得适宜,如对好友称“尊敬的”,反而显得见外,对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”,那就有失检点了。

2.正文

正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同,也常有所变化,如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。

问候语之后,常有几句启始语。如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信,甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。

接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。

3.结尾

正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。(可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。)

结尾的习惯写法有两种:

(1)在正文写完之后,空两格写“此致”,转一行顶格两格写“敬礼”。

(2)不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词,一定要另起一行空两格,不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”,再空两格写上“安好”、“健康”等。

4.署名和日期

在书信最后一行,署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友,可加上自己的称呼,如儿、弟、兄、侄等,后边写名字,不必写姓。如果是写给组织的信,一定要把姓与名全部写上。而在署名之后,有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等,以示尊敬。上述自称,都要和信首的称谓相互吻合。

日期一项,用以注明写完信的时间,写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点,尤其是在旅途中写的信,更应如此。
文言书信格式举要

称谓后附提称语,用于文言书信,如,运使学士阁下(王安石《上杜学士言开

河书》)、虹生十四兄亲家年大人情右(龚自珍《与吴虹生书》);再如,某公道席

、某先生台鉴、母氏慈鉴、贤弟如晤,等。现将常见提称语列表如下:

这里再对较常见的提称语约略作些解释。

足下 古代最初用为下对上的敬称,后来书信中多用于同辈之间。

膝下 旧时子女致父母的信,多以“父母亲大人膝下”起首。人幼时常依于父

母膝旁,家书中用“膝下”,既表敬重,又示出对父母的亲爱、眷依之情。

垂鉴 赐鉴 钧鉴 尊鉴 台鉴 鉴,即古代镜子,有审察的意思。用作书信提称

语,就是请阅看的客气说法。垂,含居高临下之义。赐,上给予下叫做赐。钩,古

以钩陶喻国政,后称宦官多冠以钩宇。垂鉴、赐鉴、钧鉴,多用于对上、致年高德

韶者的信中。尊鉴,可用于尊长,也可用乎辈。台鉴适用较广,“台”有“高”义

,对熟识或不熟识的尊长、平辈,皆可使用。

勋鉴 道鉴 大鉴 英鉴 伟鉴 雅鉴 惠鉴 对身居高佼、有功勋业绩者,可用“

勋鉴”。对道德君子、望重学者,可称“道鉴”。大、英、伟、雅,含高尚、美好

、不凡、不俗的意义,宜用于友朋往来书信。“惠鉴”,就是赏阅的意思,但语意

分量较“赐鉴”为轻,适用于一般书信,师长对已独立的后辈学子,也可用此客套

慈鉴 爱鉴 双鉴 芳鉴 致母亲,可称“慈鉴”。夫妻,或情意亲密的男女之间

,可用“爱鉴”。给友朋夫妇二人之信,可用“双鉴”。女子间往来书信,可用“

芳鉴”。

礼鉴 给居丧者信,用“礼鉴”。如,爱国之士李公扑遇害后,周恩来等致其

夫人唁函即称“张曼筠女士礼鉴”。

公鉴 共鉴 同鉴 用于致团体或多人的信函,可于所列人名之后,书“诸先生

共鉴”等。

道席 讲席 教席 撰席 著席 史席 席,席位。道席,多用为学生对师长的尊称

。讲席、教席,也是对从事教育、讲学者的敬称,但用于平辈间,写信人与受信人

不必有师生关系。撰席、著席、史席,都用作对文士的敬称,文人间也常互用。撰

,即著述。史,指有著作传世垂史。

览 阅 知 悉 一般用于长对幼、前辈对晚辈的称呼之后。

启辞 启辞,就是信文的开场白,或寒暄客套,或提示写信原委等。启辞理应

属于信件正文的一部分,由于旧时尺牍中,这部分形成了一系列的套语,在现时书

信中还常可以看到,所以将此单独提出,分两类举例以供参考:

(1)表示写信人以诚恳的态度,请受信人阅读信文。如:

敬禀者 写信人自称是恭敬地禀陈事情的人,表示下面是所要禀告的话,用于

致父母尊长的信,如“母亲大人膝下,敬禀者”。

跪禀者 义同“敬禀者”,用于子孙对尊长。

即禀者 同上。

敬启者 写信者自谦为恭敬地陈述事情的人,表示请对方允许自己告诉下面所

写的内容。既可用于同辈,也可用于下对上。

谨启者 谨,是谨慎、郑重的意思。用于同辈。

径启者 径,这里是直截了当的意思,一般公私书函通用。

拜启者 拜,表敬词。用于友朋往来书信。

敬呈者 与“谨呈者”,皆用于下对上的公私书函。

恳启者 用于平辈,表示下面信文将写求助于对方的内容。

兹启者 兹,这里,现在。兹启,意即今在此陈述。态度客观平和,不含明显

敬意。

哀启者 向亲友报丧的书信用此。

复禀者 用于对尊亲或上级的回信复禀。对平辈可用“再启者”。

专启者 用于专谈某实事的书信。

(2)根据具体情况,或作寒喧客套,或提示写信原委等。如:

顷诵华笺,具悉一切。忽奉手教,获悉一是。奉诵钧谕,向往尤深。顷获大示

,井所赐物。惠书奉悉,如见故人。幸承明教,茅塞顿开。披诵尺素,谨表葵私。

数获手书,至感厚爱。展读琅函,甚感盛意。接阅华简,幸叨莫逆。捧读德音,喜

出望外。手教敬悉,词意深美,一启蓬心。正切驰思,顷奉华翰,快慰莫名。顷得

手示,欣悉康泰,至为宽慰。蒙惠书并赐大著,灿若河汉,拜服之至。迭接来示,

因羁琐务,未及奉复,深以为歉。台函奉读多日,未即修复,万望海涵。大札敬悉

,稽复乞谅。欣奉惠书,敬聆喜讯,不胜忭贺。接读手书,知君抱恙欠安,甚为悬

念。久慕鸿才,今冒昧致书,以求教诲。别来无恙 久不晤见,甚念贤劳。暌违日

久,拳念殊殷。久疏通问,时在念中。一别经年,弥添怀思。日前曾奉一函,谅已

先尘左右。前此一函,想已达览。

其实,写信也是写文章,此类启辞套语,虽可采用,却不必拘泥,尽可以千变

万化的。从这个意义上说,启辞套语也是可以省略的。比如,现在不少人写信,习

惯于一开头即用“你(您)好”二字,似乎不如此,这封信就没法往下写似的。先向

收信者问候致意,原是不错的,然而如果封封信都是如此格局,则未免呆板单调了

正文 信的正文,即写信人对收信人说的话,这是书信的主体。正文从信笺的

第二行开始写,前面空两字。如果启辞单独成行,正文可在启辞的下一行空两宇开

始书写。书信的内容各不相同,写法上也无需一律,以表情达意准确为原则。一般

说来,应先谈谈有关对方的事情,表示关切、重视或谢意、敬意,然后再谈自己的

事情。正文写好后,如发现内容有遗漏,可补充写在结尾后面;或写在信右下方空

白处,并在附言之前加上“另”、“又”等字样;或在附言的后面写上“又及”或

“再启”字样。

结语 结语,即信文的结束语,理应属正文的一部分。但与“启辞”相仿,旧

式书信中也形成了一系列常用结语套辞,现时各界文化人士的书简中,仍频见使用

。这里不妨胪列若干,供参考。

书短意长,不一一细说。

恕不一一。不宣。不悉。

不具。不备。不赘。

书不尽意。不尽欲言。临颖不尽。

余客后叙。余容续陈。客后更谭。

请对方回信:

盼即赐复。翘企示复。伫候明教。时候教言。盼祷拔冗见告。万望不吝赐教。

敬祈不时指政(正)。敢请便示一二。尚祈便中见告。如何之处,恭候卓裁。至盼及

时示下,以匡不逮,无任感祷。

告诉对方不用劳神回信:

谨此奉闻,勿烦惠答。敬申寸悃,勿劳赐复。

答复对方询问:

辱蒙垂询,略陈固陋,聊博一粲而已。远承下问,粗述鄙见,尚希进而教之。

上述陋见,难称雅意,亟祈谅宥。姑道一二,未必为是,仅供参考。不揣冒昧,匆

此布臆,幸勿见笑。

请人应允:

所请之事,务祈垂许。以上请托,恳盼慨允。诸事费神,伏乞俯俞(允)。

表示关切:

伏惟珍摄。不胜祷企。海天在望,不尽依迟(依依思念)。善自保重,至所盼祷

。节劳为盼。节哀顺变(用于唁函)。

表示感谢之情:

诸荷优通,再表谢忱。多劳费心,至纫公谊。高谊厚爱,铭感不已。

祝辞 祝辞,就是书信结尾时,对收信人表示祝愿、钦敬或勉慰的短语,如“

即颂近安”、“此致敬礼”、“祝你进步”之类。其中,“即颂”、“此致”、“

祝你”等词,紧接正文末尾书写;“近安”、“敬礼”、“进步”等词,另起一行

,顶格书写。如果祝颂语的文字较多,也可独立占行,空两字写起,不必分拆成两

部分。如果信笺下方余地充分,或者为了突出祝辞,也可将“祝”、“颁”、“此

致”等宇样独占一行,空四格书写,而将“安”、“好”、“敬礼”等另行顶格书

写。顶格书写的祝辞后一般不加标点符号。祝辞应根据具体情况恰当择用。

以下为常见祝辞:

书信内容主要是谈一件事的,可用:

专此,致 专此,祝 专此即请 专此布达,即颂 专此奉复,并祝(复信用)


 
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